Deliberazione dell'Ufficio di Presidenza n. 29 del 10.02.2003
Indice
Art. 1 - Ambito di applicazione
Art. 2 - Finalità ed obiettivi
Art. 3 - Pianificazione e programmazione annuale delle attività
Art. 4 - Razionalizzazione delle risorse informative
Art. 5 - Tipologia di documenti
Art. 6 - Modalità delle acquisizioni
Art. 7 - Documenti in dotazione agli uffici consiliari
Art. 8 - Trattamento dei materiali
Art. 9 - Risorse umane - Organizzazione interna
Art. 10 - Accesso alla Biblioteca
Art. 11 - Servizio di consultazione e reference
Art. 12 - Servizio di segnalazione ed editoria
Art. 13 - Riproduzione e fornitura materiali
Art. 14 - Tariffazione dei servizi
Art. 15 - Prestito materiali
Art. 16 - Collaborazioni e organizzazione di attività culturali
Art. 17 - Soddisfazione degli utenti
Art. 18 - Osservanza del Regolamento
Art. 19 - Disposizione finale
Articolo 1
(Ambito di applicazione)
1. Il presente Regolamento disciplina l’organizzazione della Biblioteca del Consiglio della Regione Emilia-Romagna, di cui Centro Documentazione Europa e Videoteca costituiscono sezioni specifiche.
2. Sono fatti salvi e qui si intendono implicitamente richiamati i principi generali enunciati nello Statuto della Regione Emilia-Romagna e nell’introduzione al Manifesto UNESCO sulle biblioteche pubbliche.
3. La Biblioteca è sottoposta ai poteri di indirizzo dell’Ufficio di Presidenza del Consiglio ed opera nel rispetto delle linee direttive espresse dalla Direzione generale del Consiglio.
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Articolo 2
(Finalità ed obiettivi)
1. La Biblioteca ha lo scopo primario di fornire strumenti informativi, bibliografici e documentari utili all’esercizio del mandato dei Consiglieri ed Assessori regionali ed allo svolgimento dei compiti delle strutture amministrative e speciali della Regione Emilia-Romagna e delle Agenzie/Enti regionali. Si propone di valorizzare e far conoscere l’attività della Regione Emilia-Romagna anche attraverso la conservazione e disponibilità della documentazione prodotta dall’Ente. La Biblioteca inoltre raccoglie e diffonde le ricerche e gli studi relativi ai temi dell’autonomia e del decentramento politico-istituzionale. La Biblioteca persegue ogni altra finalità che il Consiglio regionale vorrà assegnarle.
2. La fruizione del servizio di biblioteca e documentazione è consentita altresì a chiunque, senza distinzione di età, razza, sesso, religione, nazionalità, lingua o condizione sociale.
3. Attraverso il Centro Documentazione Europa, sezione della Biblioteca specializzata nelle materie di interesse comunitario, la Biblioteca si propone di favorire la crescita nella società civile di una sempre maggiore conoscenza e sensibilità nei confronti delle tematiche comunitarie.
4. La Videoteca è istituita con la finalità di raccogliere il patrimonio audiovisivo prodotto in Emilia-Romagna, promuoverne la valorizzazione e favorire una cultura audiovisiva che documenti il territorio, la storia, la cultura e la società regionale.
5. La risposta ai bisogni informativi secondo standard qualitativi adeguati e la soddisfazione dell’utente sono obiettivi prioritari perseguiti con riferimento costante al Sistema di Gestione per la Qualità, basato sulle norme UNI EN ISO 9001 - Ed. 2000 adottato dalla Biblioteca. Tutte le attività e i processi interni sono definiti in base ai criteri della Qualità.
6. La Biblioteca si dota di una Carta dei Servizi, nella quale gli obiettivi sono tradotti in impegni precisi da assumere nei confronti degli utenti. La Carta dei Servizi rappresenta lo strumento attraverso il quale la Biblioteca esplicita la miglior offerta che è in grado di garantire e il livello qualitativo dei servizi che intende proporre in un tempo definito.
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Articolo 3
(Pianificazione e programmazione annuale delle attività)
1. La Biblioteca, nel pianificare e programmare annualmente le proprie attività interne ed esterne, agisce in conformità alle procedure definite a livello generale dal Consiglio regionale.
2. Lo strumento principale di programmazione delle attività è costituito dal Piano Programma. Le modalità con le quali i programmi vengono realizzati fanno riferimento a tecniche di gestione dei processi e dei progetti.
3. Il monitoraggio sull’andamento delle attività e le verifiche sulla realizzazione degli obiettivi sono effettuati attraverso indicatori specifici di processo, stabiliti dal Sistema di gestione della Qualità e dalle procedure in uso nel Consiglio regionale per il controllo di gestione.
4. Per acquisire le risorse informative utili ed i servizi di assistenza tecnica necessari al proprio funzionamento la Biblioteca dispone di uno specifico stanziamento di bilancio.
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Articolo 4
(Razionalizzazione delle risorse informative)
1. La Biblioteca, nel riconoscere il valore della cooperazione interbibliotecaria come strumento di razionalizzazione e condivisione di risorse informative e di competenze professionali, promuove la cooperazione tra le realtà bibliotecarie della Regione Emilia-Romagna e degli enti regionali, partecipa al progetto di coordinamento delle biblioteche dei Consigli regionali e delle Province autonome e sviluppa progetti di collaborazione con le biblioteche del sistema bibliotecario regionale e nazionale.
2. La Biblioteca coordina le procedure per la realizzazione del catalogo collettivo regionale; aderisce a S.B.N. (Servizio Bibliotecario Nazionale) ed a A.C.N.P. (Archivio Collettivo Nazionale dei Periodici).
3. La Biblioteca privilegia gli strumenti informatici per la gestione del catalogo e di tutte le proprie funzioni.
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Articolo 5
(Tipologia di documenti)
1. La politica delle acquisizioni, che definisce obiettivi, criteri e modalità per la crescita del patrimonio documentario della Biblioteca, ha come obiettivo uno sviluppo coerente delle raccolte documentarie che garantisca completezza e aggiornamento nel rispetto delle risorse disponibili.
2. La Biblioteca presenta una marcata specializzazione nell’area giuridico-amministrativa e politico-istituzionale; documenta gli aspetti giuridici, sociali, politici ed economici delle competenze che il processo di decentramento amministrativo assegna alle Regioni. La Biblioteca segue con speciale attenzione il dibattito regionalista e le problematiche federaliste.
3. A tal fine, la Biblioteca raccoglie, organizza e rende fruibile documenti su supporto cartaceo, audiovisivo o digitale, sia accessibili localmente che per via telematica, favorendo l’integrazione tra risorse fisiche e digitali.
4. La Biblioteca pone particolare attenzione all’acquisizione dei prodotti editoriali della Regione Emilia-Romagna ed alla letteratura grigia: materiali non editi o a circolazione limitata, quali rapporti, preprints, relazioni, atti di convegni, documenti ufficiali.
5. La Biblioteca acquisisce la documentazione di fonte pubblica prodotta dal Parlamento e dagli altri organi dello Stato, da altre Regioni e le pubblicazioni ufficiali prodotte dal sistema regionale delle autonomie locali.
6. Il Centro Documentazione Europa acquisisce la documentazione ufficiale delle istituzioni comunitarie e di rilievo comunitario.
7. La Videoteca, oltre alle opere audiovisive della Regione Emilia-Romagna, acquisisce le opere prodotte da enti e istituzioni emiliano-romagnole su aspetti storici, ambientali e socio-culturali della regione.
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Articolo 6
(Modalità delle acquisizioni)
1. Il patrimonio della Biblioteca si accresce periodicamente tramite:
Acquisti – anche mediante sottoscrizioni e abbonamenti - di opere monografiche e/o periodiche, materiale audiovisivo, multimediale, banche dati ed altri materiali di carattere non librario utili alla Biblioteca;
Liberalità e permute.
2. I Consiglieri regionali e gli utenti in generale possono proporre l’acquisizione di quelle opere che ritengano utili alla Biblioteca e che siano conformi a quanto stabilito dall’art. 5 del presente Regolamento. Presso la Biblioteca sono disponibili per l’utenza moduli appositi per la formulazione delle proposte di acquisto sulla cui valutazione e iter l’utente sarà informato.
3. L’acquisto per la Biblioteca di materiale documentario, su qualsiasi supporto esso si presenti, così come acquisizioni ed abbonamenti a banche-dati e collegamenti telematici sono disposti dal dirigente responsabile, su proposta del responsabile della Biblioteca. L’acquisto è effettuato secondo le disposizioni del Regolamento di contabilità del Consiglio e nei limiti previsti dallo stanziamento di bilancio.
4. All’’Ufficio di Presidenza ed alla Direzione generale del Consiglio è trasmessa annualmente copia dell’elenco dei materiali acquisiti. Al Direttore generale è trasmesso altresì entro il mese di febbraio di ogni anno un prospetto attestante le variazioni nella consistenza dei beni patrimoniali inventariati.
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Articolo 7
(Documenti in dotazione agli uffici consiliari)
1. La Biblioteca dispone l’acquisto di pubblicazioni e la sottoscrizione di abbonamenti su supporto cartaceo o digitale per le strutture organizzative e gli organi istituzionali del Consiglio regionale, nei limiti previsti dai programmi annuali di attività.
2. Qualora sia necessario procedere ad acquisizioni di materiale bibliografico non previste nei programmi di attività, ma urgenti, la Biblioteca provvede all'avvio della pocedura su motivata indicazione dell'Ufficio di Presidenza o della Direzione generale.
3. Le monografie acquisite sono registrate in un inventario apposito.
4. Il dirigente responsabile della struttura presso la quale i documenti sono in dotazione è responsabile della cura e della custodia degli stessi.
5. Il medesimo dirigente responsabile provvede alla restituzione dell’opera alla Biblioteca nel caso in cui la stessa non sia più di interesse per la struttura.
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Articolo 8
(Trattamento dei materiali)
1. La Biblioteca adotta criteri di gestione bibliografica per il trattamento integrato delle risorse tradizionali e di quelle digitali, al fine di permettere una maggiore fruibilità dell'informazione, indipendentemente dal tipo di supporto sul quale è stata prodotta, e di sviluppare un'alta interattività tra risorsa locale e risorsa remota.
2. I documenti acquisiti vengono trattati con strumenti informatici tali da consentire la produzione del registro inventario e dei cataloghi.
3. Ogni documento bibliografico su supporto fisico viene contrassegnato col timbro della Biblioteca e ad esso viene attribuito un numero progressivo di inventario. Il registro inventario contiene i dati identificativi del documento, il numero di inventario, la data d’ingresso, il valore, desunto dal prezzo di copertina o dal prezzo di stima, il fornitore.
4. Le pubblicazioni varie, sia cartacee che su altri supporti, che costituiscono, ai sensi dell’art. 87 del Regolamento di contabilità, oggetti fragili, di facile consumo e modico valore, sono annotati su appositi registri.
5. Le procedure biblioteconomiche di catalogazione sono interamente informatizzate su banche dati specifiche per ogni tipologia di materiale. Elementi comuni a tutte le banche dati sono: descrizione bibliografica, basata sulle norme ISBD (International Standard Bibliographic Description); intestazione autori, basata sulle norme RICA (Regole Italiane di Catalogazione per Autori); indicizzazione basata su una lista di parole chiave controllata; classificazione, basata su uno schema di collocazione di tipo tematico.
6. I materiali vengono conservati in ambienti idonei e sottoposti ad appositi controlli periodici per verificare eventuali necessità di interventi di prevenzione, conservazione, tutela.
7. Il materiale logorato od obsoleto viene proposto per lo scarico inventariale, favorendo così l’aggiornamento delle raccolte, la razionalizzazione degli spazi espositivi e quindi una migliore fruibilità da parte degli utenti.
8. Le procedure di scarico inventariale sono applicate nel rispetto di quanto previsto nel Regolamento di contabilità del Consiglio.
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Articolo 9
(Risorse umane - Organizzazione interna)
1. L’attività della Biblioteca è organizzata in base a principi di efficienza ed efficacia; il responsabile della Biblioteca concorre, con la collaborazione del personale, eventualmente organizzato in gruppi di lavoro, alla definizione e realizzazione dei progetti definiti nel Piano Programma di attività; funge da interfaccia tra la struttura, il dirigente responsabile e la Direzione generale.
2. Le risorse umane sono assegnate alla Biblioteca dal dirigente responsabile, in relazione ai compiti ed ai profili professionali necessari per l’espletamento del lavoro.
3. Il raggiungimento degli obiettivi prefissati e l’adeguata utilizzazione delle risorse sono facilitati dall’instaurarsi di un buon clima organizzativo perseguito anche attraverso gli elementi fondamentali della comunicazione interna e della formazione continua dei collaboratori.
4. La comunicazione interna è strumento necessario per garantire a tutti i collaboratori l’accesso alle informazioni relative al funzionamento della struttura e per facilitare l’esercizio della professione. Un’adeguata comunicazione interna favorisce l’attuazione di un metodo di lavoro articolato per progetti e processi, così come indicato nell’art. 3 del presente Regolamento.
5. La Biblioteca promuove occasioni formative costanti per i collaboratori, in quanto la formazione è ritenuta indispensabile per la crescita professionale degli stessi e per poter fornire servizi adeguati alle esigenze degli utenti e agli standard qualitativi prefissati.
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Articolo 10
(Accesso alla Biblioteca)
1. Hanno accesso alla Biblioteca come utenti interni i Consiglieri e Assessori regionali, in carica e non, i collaboratori delle strutture speciali ed amministrative del Consiglio e della Giunta regionale, e delle Agenzie/Enti regionali. La Biblioteca è altresì aperta al pubblico esterno.
2. La Biblioteca è aperta nelle giornate e negli orari stabiliti dal dirigente responsabile; gli orari periodici di apertura e chiusura sono ampiamente pubblicizzati.
3. La Biblioteca garantisce, tramite appositi turni durante l’orario di apertura al pubblico, la presenza di personale qualificato in grado di offrire un’adeguata assistenza agli utenti.
4. Ogni collaboratore della Biblioteca opera nel rispetto dei principi di deontologia professionale e degli standard di qualità definiti. In particolare il personale deve:
- garantire l’accesso ai servizi disponibili in Biblioteca o accessibili tramite la rete di cooperazione interbibliotecaria o il collegamento remoto con altri servizi bibliotecari e non;
- assistere l’utente nelle sue necessità informative con cortesia, correttezza, disponibilità, imparzialità, riservatezza e senza discriminazione alcuna.
5. Ogni utente è tenuto al rispetto delle seguenti regole:
- compilare la scheda di accesso, utile a fini statistici e di gestione;
- depositare le borse e/o gli oggetti ingombranti negli armadietti appositi;
- tenere un comportamento corretto, in particolare non danneggiare il patrimonio e non disturbare l’attività di studio e di lavoro.
6. La Biblioteca favorisce l’accesso ai servizi da parte degli utenti attraverso lo sviluppo di modalità di contatto tecnologicamente avanzate.
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Articolo 11
(Servizio di consultazione e reference)
1. La Biblioteca produce strumenti di orientamento e selezione delle informazioni. Il personale è a disposizione degli utenti per assisterli nelle varie fasi della ricerca e della consultazione dei materiali, dei cataloghi automatizzati, delle banche dati e di ogni altra risorsa informativa disponibile.
2. Su richiesta degli utenti, anche attraverso l’assistenza on line alla ricerca, i collaboratori della Biblioteca curano direttamente ricerche bibliografiche, legislative e giurisprudenziali, concordando con gli interessati tempi e modalità di consegna del materiale.
3. Tutti i materiali della Biblioteca richiesti dagli utenti, presenti in sala o collocati in magazzino, sono consegnati dal personale addetto e messi a disposizione per la consultazione nei locali della Biblioteca all’uopo previsti. La sistemazione del materiale a scaffale aperto vuol favorire l’accesso diretto da parte dell’utente ai materiali collocati sugli scaffali o negli espositori. Ultimata la consultazione, il materiale utilizzato sarà lasciato sui tavoli e ricollocato sugli scaffali o in magazzino dal personale della Biblioteca.
4. Gli utenti possono altresì accedere direttamente, mediante le apposite postazioni presenti in sala, alle banche dati informatizzate ed alla rete Internet, secondo modalità e tempi definiti dal responsabile della Biblioteca. Apposite disposizioni interne disciplineranno di volta in volta l’utilizzo da parte degli utenti dei terminali collegati a basi di dati o di altre attrezzature, il cui impiego comporti costi a carico del bilancio del Consiglio.
5. L’accesso al magazzino per la consultazione diretta dei documenti è vietato al pubblico. Il responsabile della Biblioteca può tuttavia autorizzare la consultazione dei documenti nel magazzino in casi particolari, su motivata richiesta dell’utente e con l’adozione delle necessarie misure di sicurezza.
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Articolo 12
(Servizio di segnalazione ed editoria)
1. La Biblioteca fornisce con regolarità un servizio di segnalazione di novità bibliografiche, legislative, giurisprudenziali e, più in generale, documentali avvalendosi di tecnologie informatiche e di servizi telematici. I servizi di segnalazione sono personalizzabili secondo le esigenze e gli interessi degli utenti con modalità che sono da definire di volta in volta.
2. Le pubblicazioni della Biblioteca, sia cartacee che su supporto elettronico, hanno l’obiettivo di valorizzare le risorse informative fruibili e di mettere a disposizione degli utenti strumenti di documentazione e di approfondimento.
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Articolo 13
(Riproduzione e fornitura materiali)
1. Gli utenti della Biblioteca possono riprodurre il materiale richiesto in consultazione utilizzando le attrezzature esistenti presso la Biblioteca, secondo le norme vigenti in materia di tutela del diritto d’autore.
2. I materiali, segnalati secondo le modalità di cui all’art. 12 del presente Regolamento, o comunque richiesti anche per via telematica, vengono forniti agli utenti interessati nei limiti e con le modalità previste dalla normativa vigente sopra richiamata.
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Articolo 14
(Tariffazione dei servizi)
1. La fornitura di servizi, che comportano costi diretti per la singola prestazione e la determinazione delle tariffe relative, deve essere disciplinata da appositi provvedimenti.
2. Per la riproduzione (fotocopie o stampe da banche dati) è dovuta, solo da parte degli utenti esterni definiti da apposito provvedimento, una somma a titolo di rimborso spese.
3. I provvedimenti di cui ai commi 1 e 2, assunti dal Direttore generale del Consiglio, definiscono altresì le modalità di versamento delle somme dovute dai fruitori dei servizi.
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Articolo 15
(Prestito materiali)
1. Sono ammessi al servizio di prestito gli utenti interni come definiti dal comma 1 dell’art. 10 del presente Regolamento.
2. Le opere sono concesse in prestito, per un massimo di tre alla volta, previa compilazione e sottoscrizione da parte del richiedente della relativa scheda di prestito, a titolo di ricevuta.
3. Il prestito ha una durata di giorni 15, eventualmente rinnovabile per ulteriori 15; tuttavia nei casi di urgenza le opere devono essere immediatamente restituite all’atto della richiesta motivata e scritta, anche tramite telegramma, del responsabile della Biblioteca o di un suo incaricato.
4. In caso di ritardo nella restituzione delle opere concesse in prestito, si provvede a sollecitarne il rientro, indicando anche le modalità di recupero o reintegro del materiale eventualmente disperso o danneggiato.
5. Sono esclusi dal prestito le pubblicazioni periodiche, gli atti ufficiali, il materiale grigio, le opere di consultazione quali enciclopedie, dizionari, manuali, codici, opere di frequente consultazione, nonché qualsiasi altra opera che il responsabile della Biblioteca ritenga opportuno escludere, per esigenze di tutela e salvaguardia del patrimonio.
6. Il responsabile della Biblioteca, per motivate esigenze di studio e ricerca, può autorizzare prestiti straordinari di opere normalmente non ammesse al prestito ed ammettere al servizio di prestito anche utenti non interni.
7. I video presenti in Videoteca sono soggetti a particolari restrizioni di legge ai sensi della vigente normativa. I video sono concessi in prestito a qualsiasi utente. All’atto del prestito, è richiesta la sottoscrizione da parte del richiedente di una liberatoria con la quale l’utente s’impegna a non utilizzare i video presi in prestito per finalità commerciali e solleva la Videoteca da qualsiasi pretesa di terzi per uso illegittimo delle opere audiovisive consegnategli.
8. La Biblioteca può inoltre attuare scambi d’informazioni bibliografiche e di prestito interbibliotecario con altre biblioteche pubbliche e private, attraverso le forme convenzionali previste.
Articolo 16
(Collaborazioni e organizzazione di attività culturali)
1. Al fine di assicurare la valorizzazione del patrimonio conservato e la promozione dell’informazione sulle tematiche di interesse della struttura, la Biblioteca promuove ed organizza, nell’ambito del programma annuale di attività, iniziative culturali, quali esposizioni bibliografiche, conferenze, seminari, presentazioni di opere e di autori, proiezioni, iniziative didattiche e altro.
2. La Biblioteca mette a disposizione competenze professionali e risorse informative per la definizione e realizzazione di specifici progetti di interesse documentario.
3. Per il raggiungimento delle finalità sopra indicate, la Biblioteca collabora con altre strutture bibliotecarie, scuole, enti, associazioni, istituti culturali pubblici o privati.
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Articolo 17
(Soddisfazione degli utenti)
1. L'utente, attraverso apposita modulistica a disposizione in Biblioteca, può inoltrare proposte e suggerimenti tesi a migliorare le prestazioni di servizio e può avanzare critiche e reclami sulla conduzione dei servizi stessi.
2. La Biblioteca si impegna a fornire risposte adeguate alle proposte, reclami e suggerimenti avanzati dagli utenti.
3. La Biblioteca si dota di strumenti che consentono di rilevare periodicamente i fabbisogni informativi ed il grado di soddisfazione degli utenti con l’obiettivo di un miglioramento costante dei propri servizi.
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Articolo 18
(Osservanza del Regolamento)
1. Tutti gli utenti della Biblioteca, sotto la propria personale ed esclusiva responsabilità, sono tenuti ad osservare le norme previste nel presente Regolamento, di cui è affissa permanentemente copia nella sala di consultazione.
2. Il responsabile della Biblioteca può escludere dai servizi bibliotecari, per un periodo di tempo determinato, chi trasgredisce le norme del presente Regolamento.
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Articolo 19
(Disposizione finale)
1. Il presente Regolamento sostituisce integralmente il Regolamento delle funzioni di biblioteca e di documentazione approvato con deliberazione dell’Ufficio di Presidenza n. 252 del 23.06.1987 e modificato con deliberazione dell’Ufficio di Presidenza n. 49 del 16.03.1999.